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用物资信息系统处理收货、发货等仓储业务，必须确保数据录入准确、齐全和及时；
年终各类库存物资盘点明细表及其汇总表的电子文档保存至少5年。
一、实物台账建立的条件
不做正式收、发料单据，仅对实物进行收发存管理；
正式收、发料手续的办理严重滞后于实物的收、发；
其他需要建立实物台账的情况。
二、实物台账规范与统一管理
实物台账必须有登账依据，有收、发料单时，以收发料单为登账依据；
特殊情况下无收、发料单时，根据工作实际情况可以依据采购计划单、入库通知单、送货清单、实物交接单、发货通知单、用户领料单等为登账依据。
非收、发料单的其他登账依据视同为收、发料单，管理方法相同，统一编号，备注毛重、车号等必填字段，按月分类装订，按月统计《收发存汇总表（核对表）》、《仓库基本工作量汇总表》和《余额汇总表》。
如果作为登账依据的同一张原始凭证中物资明细跨多个大类时，按跨大类的个数复印多份，分类按页顺序编号和装订。编号规则：大类号+年月+月流水号，例48 201903 122。
使用公司统一的物资明细账账页和账前页格式。
填写要求和记账方法与正常库存物资相同。有金额时，记录金额增减、结存情况；无金额时，记录数量增减、结存情况。
按月稽核。由仓库设专兼职稽核岗，按月核对实物台账的记账和账实情况，确保记账规范、账务清楚、账实相符。
三、报废物资明细账的账页
3.1 报废物资明细账的账页填写举例
说明：表中粗线为红笔划的线。
3.2 报废物资明细账的账页填写说明
已批毁损报废、削价物资单独建账管理时使用。
批文号：报废物资的批准文号。
单价：报废物资的残值单价。没有残值的物资，可不填。
原账面单价：物资报废前的单价。
结存金额：只有数量无残值单价时，结存金额可不填。
稽核：当月有收发动态时当月稽核；无收发动态的，上年结转时稽核。稽核员印章盖在稽核栏。
其他与物资明细账页相同的栏目，填写方法与物资明细账页相同。
建立有报废物资明细账的手工台账时，无需再建电子台账。
3.3 报废物资明细账的账页记账方法
报废物资无需月计。上年结转时，无需重抄新账页，只需要在上年最后一笔记账的收发字号及对象至结存字段用红色签字笔或钢笔划一条线，在红线下的收发字号及对象字段内盖“上年结转”章，在备注栏写明当年年份。其他记账方法与物资明细账相同。
3.4报废物资明细账的电子台账建账
报废物资应分类建立电子台账。
当月有收发动态的，当月打印报废物资明细动态电子台账封面、账页、账前页。
当年12月31日打印全年报废物资明细电子台账（包括有收发动态和无收发动态的报废物资）、报废物资收发存分类汇总表和报废物资明细汇总电子台账封面。打印报废物资明细电子台账可按类分页打印，也可以多个大类分类小计连续打印。
A4纸打印、装订和稽核账册，档案化管理。
日常报废物资电子台账由所管物资保管工管理，同时在班组长、仓储主管或主任处集中备份，有收发动态时，及时更新备份。
建立有报废物资电子台账时，无需再建手工台账。
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